Article

Working Differently, Working Together

The workforce and organisational development framework that supports delivery of Together for Health (TfH).

2 March 2018

What is Working Differently, Working Together?

Working Differently, Working Together is the workforce and organisational development framework that supports delivery of Together for Health (TfH).
 
The framework will help the NHS in Wales to secure the best staff and fully support and engage them in delivering excellent care.  Elements of the framework that are better addressed by an All Wales collaborative approach are being developed through the WDWT programme.  For example this includes an All Wales Health and Wellbeing network.  Other elements are being addressed within organisations locally.  The programme has four cross cutting projects which are being delivered by staff from across NHS Wales, Wales Government and Trade Union organisations.
  

Beth yw Gweithio'n Wahanol, Gweithio Law yn Llaw?

Gweithio'n Wahanol, Gweithio Law yn Llaw yw'r fframwaith ar gyfer datblygu'r gweithlu a datblygu sefydliadol sy'n ategu’r broses o gyflawni amcanion Law yn Llaw at Iechyd.

Bwriedir i'r fframwaith sicrhau bod gennym y staff cywir, eu bod yn cael yr holl gymorth sydd ei angen arnynt a’u bod yn cael eu hannog i ddarparu gofal ardderchog.  Mae'r elfennau o'r fframwaith y gellir mynd i'r afael â hwy'n well drwy gydweithio ar lefel Cymru Gyfan yn cael eu datblygu drwy raglen Gweithio'n Wahanol, Gweithio Law yn Llaw.  Er enghraifft, mae hyn yn cynnwys rhwydwaith Iechyd a Lles Cymru Gyfan.  Rhoddir sylw i elfennau eraill mewn sefydliadau'n lleol.  Mae gan y rhaglen bedwar prosiect trawsbynciol ac mae'r rhain yn cael eu darparu gan staff drwy sefydliadau GIG Cymru, Llywodraeth Cymru a'r Undebau Llafur.

  • We are focusing on this because as people involved in the delivery of healthcare, we perform much better when we are encouraged and enabled to make decisions that determine the nature of the services that we provide.  Being able to make decisions develops our sense of who we are and how well we feel.  These factors are known to deliver better outcomes for our patients. 

    What will success look like?

    We will be supported by managers and the organisation to individually and collectively within teams, constantly seek to improve our services.
     
    The project will produce:

    • Use of Staff Survey reporting tool to identify key national data/themes for stakeholder engagement
    • Engaging your staff: the NHS Wales staff engagement resource
    • Investors in People Standard mapped to WDWT themes and Staff Survey results
    • Rebrand of PADR
    • Guidance on  use of regular climate pulse surveys
    • Approaches to PADR reporting and data use across NHS Wales
    • Literature review on effective appraisal/employee feedback
    • Guidance on designing values-based recruitment
      Signposting to evidence on effective team working across
    • boundaries
    • Evidence based approaches on effective team working
    • Mapped evidence on engaging leadership to Leadership
    • Frameworks and Leadership Development programmes
    • Checklist of core content for inclusion in Leadership programmes
    • A statement of expected behaviours to be exhibited by leaders and managers.

    Sicrhau gwelliannau drwy ymgysylltu

    Rydym yn canolbwyntio ar hyn oherwydd, a ninnau'n bobl sy'n ymwneud â darparu gofal iechyd, byddwn yn gwneud yn well o lawer pan gawn ein hannog a'n galluogi i wneud penderfyniadau sy'n pennu beth fydd natur y gwasanaethau a ddarperir gennym  Mae gallu gwneud penderfyniadau'n meithrin ein hymdeimlad o bwy ydym ni a pha mor dda y byddwn yn teimlo.  Gwyddom fod y ffactorau hyn yn sicrhau gwell canlyniadau i'n cleifion.

    Sut fyddwn ni’n gwybod ein bod wedi llwyddo?

    Byddwn yn cael cymorth gan reolwyr a chan y sefydliad i geisio gwella'n gwasanaethau o hyd, yn unigolion ac ar y cyd o fewn timau.
     
    Bydd y prosiect yn cynhyrchu:

    • Offeryn adrodd ar yr Arolwg Staff i ganfod data/themâu cenedlaethol pwysig ar gyfer ymgysylltu â rhanddeiliaid
    • Mapio Safon Buddsoddwyr Mewn Pobl i themâu Gweithio'n Wahanol, Gweithio Law yn Llaw a chanlyniadau'r Arolwg Staff
    • Ailfrandio PADR
    • Canllawiau ar ddefnyddio arolygon pwls rheolaidd i fesur yr hinsawdd
    • Dulliau adrodd ar gyfer PADR a defnyddio data ledled GIG Cymru
    • Adolygiad o'r llenyddiaeth sy'n trafod arfarnu effeithiol/adborth gweithwyr
    • Canllawiau ar gynllunio recriwtio sy'n seiliedig ar werthoedd
    • Cyfeirio at dystiolaeth am waith tîm effeithiol ar draws ffiniau
    • Dulliau gwaith tîm effeithiol sy'n seiliedig ar dystiolaeth
    • Mapio'r dystiolaeth ynglŷn ag annog arweinyddion i ymwneud â Fframweithiau Arweinyddion a rhaglenni Datblygu
    • Arweinyddion
    • Rhestr atgoffa o'r cynnwys craidd ar gyfer rhaglenni
    • Arweinyddion
    • Datganiad ynghylch sut y disgwylir i arweinyddion a rheolwyr ymddwyn
  • The NHS Wales Staff Attitude Surveys provide comprehensive feedback on staff views and experience. To support these surveys, many organisations are using shorter pulse surveys to obtain regular snapshots of employee engagement and experience across the whole organisation or in specific areas, with certain staff groups etc.
     
    Guidance on the use of pulse surveys is on page 59 of Engaging your staff: the NHS Wales staff engagement resource or follow this link to guidance.  Here are examples of five slightly different template survey questionnaires that you can use.

    Taking the Pulse

    Here are examples of six slightly different template survey questionnaires that you can use covering:

  • We are focusing on this because we wish to optimise the health of all people within healthcare organisations, improve the treatment of people with mental Health or stress related issues, prevent ill health, keep existing employees and enable people to make a better contribution to the delivery of services to our patients. 

    What would success look like? 

    We will have jobs and workplaces which both protect and promote mental and physical wellbeing.  People with disabilities and long-term conditions will be helped to stay within employment.  We will be less inclined to be sick and supported to work to a later age.  We will all contribute to a culture with supportive attitudes and behaviours.
     
    The project will produce:
     

    • Health and Wellbeing Charter for NHS Wales
    • Implement Mindful Employer across NHS Wales
    • A model and design for an NHS Wales/Public Sector Group or network
    • A standard data proforma to be used when applying Boorman benefit evaluation formula.
    • ‘Toolbox’ of best practice, evidence based initiatives that target ‘hot spot’ areas.

    Iechyd a Lles

    Rydym yn canolbwyntio ar hyn oherwydd ein bod am sicrhau'r iechyd gorau posibl i bawb mewn sefydliadau gofal iechyd, gwella'r driniaeth a gaiff pobl sydd â phroblemau Iechyd Meddwl neu broblemau cysylltiedig â straen, osgoi afiechyd, cadw'r gweithwyr sydd gennym eisoes a galluogi pobl i gyfrannu'n well at ddarparu gwasanaethau i'n cleifion.
     

    Sut fyddwn ni’n gwybod ein bod wedi llwyddo? 

    Bydd gennym swyddi a mannau gweithio sy'n gwarchod ac yn hybu lles meddyliol a chorfforol.  Bydd pobl sydd ag anableddau a chyflyrau tymor hir yn cael cymorth i aros yn eu gwaith.  Byddwn yn llai tebygol o fod yn sâl ac yn cael cymorth i weithio'n hŷn.  Byddwn i gyd yn cyfrannu at ddiwylliant sy'n gefnogol o ran ei agweddau a'i ymddygiad.
     
    Bydd y prosiect yn cynhyrchu:

    • Siarter Iechyd a Lles i GIG Cymru
    • Yn rhoi’r rhaglen Cyflogwr Ystyriol ar waith ledled GIG Cymru
    • Model a chynllun ar gyfer Grŵp neu Rwydwaith GIG Cymru/y Sector Cyhoeddus
    • Ffurflen ddata safonol i'w defnyddio wrth roi fformiwla gwerthuso budd Boorman ar waith.
    • 'Blwch arfau' o'r arferion gorau, cynlluniau seiliedig ar dystiolaeth sy'n targedu meysydd problemus.
  • We are focusing on this so that we use our restricted financial resources for the greatest benefits of our patients.  We need to identify opportunities to improve efficiency and productivity within existing contractual frameworks as well as providing a mechanism for evaluating whether optimal use of the pay bill is being achieved.

    What will success look like?

    We will be an engaged and committed workforce that is appropriately recognised and rewarded.  We will be managed within agreed national pay frameworks with consistent and effective application of terms and conditions. We will also be more flexible and better able to adapt to changing service requirements and the needs of our patients.
     
    The project will produce:

    • How to optimise Terms and Conditions (A4C)
    • How to optimise Terms and Conditions (Medical and Dental)
    • Support materials for managers regarding Terms and Conditions.
    • How to improve Consultant job planning with training materials
    • How to use the workforce interactive tool
    • How to analyse the skill mix of staff
    • Workforce productivity metrics dashboard
    • How to use the existing framework to support staff flexibility and deployment
    • How to integrate workforce planning
    • Refreshed Wales integrated workforce planning guidance
    • Refreshed Wales Workforce Planning web pages

    Gwella gofal i gleifion drwy fod yn fwy cynhyrchiol

    Rydym yn canolbwyntio ar hyn er mwyn inni ddefnyddio'n hadnoddau ariannol prin er budd gorau ein cleifion.  Mae angen inni ddod o hyd i gyfleoedd i wella effeithlonrwydd a chynhyrchiant o fewn fframweithiau'r contractau presennol yn ogystal â darparu mecanwaith i werthuso a yw'r bil cyflogau'n cael ei ddefnyddio gystal byth ag y gellid.

    Sut fyddwn ni’n gwybod ein bod wedi llwyddo?

    Byddwn yn weithlu brwd ac ymroddedig sy'n cael ei gydnabod a'i wobrwyo'n briodol.  Byddwn yn cael ein rheoli o fewn fframweithiau cyflogau cenedlaethol cytunedig a bydd y telerau a'r amodau'n cael eu rhoi ar waith mewn ffordd gyson ac effeithiol. Byddwn hefyd yn fwy hyblyg ac yn gallu addasu'n well i ofynion y gwasanaeth wrth iddynt newid yn ogystal ag i anghenion ein cleifion.
     
    Bydd y prosiect yn cynhyrchu:

    • Sut mae sicrhau'r Telerau a'r Amodau gorau (A4C)
    • Sut mae sicrhau'r Telerau a'r Amodau gorau (Meddygol a Deintyddol)
    • Deunyddiau cymorth i reolwyr ynghylch Telerau ac Amodau
    • Sut mae gwella cynllunio swyddi Meddygon Ymgynghorol gyda deunyddiau hyfforddi
    • Sut mae defnyddio arf rhyngweithiol y gweithlu
    • Sut mae dadansoddi cymysgedd sgiliau'r staff
    • Dangosfwrdd metrics cynhyrchiant y gweithlu
    • Sut mae defnyddio'r fframwaith presennol i gefnogi trefniadau staffio hyblyg ac adleoli
    • Sut mae integreiddio cynllunio'r gweithlu
    • Canllawiau diwygiedig ar gynllunio gweithlu integredig Cymru
    • Tudalennau gwe diwygiedig Cynllunio Gweithlu Cymru
  • We are focusing on this because the time is right for a fundamental review of the way in which the WOD community is organised to deliver services. The strategic and organisational drivers are such that most LHB / Trust WOD functions have exhausted their own internal opportunities for change and efficiency.  Therefore the WOD community needs to look for more far reaching potentially radical ways of designing and delivering its services.     

    What will success look like? 

    Through this work we aim to create a vision for high performing sustainable Workforce and OD services for NHS Wales by ensuring that the services provided by WOD functions are fully aligned with current organisational / NHS Wales priorities.  The functions activities will be focused in the right place with the right objective.  We will identify opportunities for collaborative and different ways of delivering services.  We will propose a design for an optimum operating model that ensures value for money, maximum flexibility and responsiveness to changing demands, and full alignment to the delivery of organisational objectives and priorities. 

    The product is:

    Identification of best practice in the design and delivery of workforce and OD services.  These will be incorporated in a optimum business model which can be considered by all tHBs and Trusts.
     

    Llunio dyfodol Gweithlu GIG Cymru a Gwasanaethau Datblygu Sefydliadol.

    Rydym yn canolbwyntio ar hyn oherwydd nawr yw'r adeg iawn inni adolygu o'r gwraidd sut mae'r gymuned Datblygu Sefydliadol yng Nghymru wedi'i threfnu i ddarparu gwasanaethau. Oherwydd y sbardunau strategol a sefydliadol, mae'r rhan fwyaf o swyddogaethau Datblygu Sefydliadol Cymru yn y BILlau /Ymddiriedolaethau wedi dihysbyddu eu cyfleoedd mewnol eu hunain i sicrhau newid ac effeithiolrwydd.   Felly, mae angen i gymuned Datblygu Sefydliadol Cymru chwilio am ffyrdd mwy pellgyrhaeddol a radical o bosibl o gynllunio a darparu ei gwasanaethau.    
     

    Sut y byddwn ni'n gwybod ein bod wedi llwyddo? 

    Drwy'r gwaith hwn, ein nod fydd creu gweledigaeth ar gyfer Gweithlu a gwasanaethau Datblygu Sefydliadol cynaliadwy sy'n perfformio'n dda ar gyfer GIG Cymru drwy sicrhau bod y gwasanaethau a ddarperir ar gyfer swyddogaethau Datblygu Sefydliadol Cymru yn cael eu cysoni'n llwyr â blaenoriaethau presennol y sefydliad/ GIG Cymru.   Bydd gweithgareddau'r swyddogaethau'n cael eu canolbwyntio yn y man iawn a bydd yr amcan yn iawn.  Byddwn yn chwilio am gyfle i ddarparu gwasanaethau drwy gydweithio ac mewn ffyrdd gwahanol.  Byddwn yn cynnig cynllun ar gyfer y model gweithredu gorau sy'n sicrhau gwerth am arian, yr hyblygrwydd mwyaf ac a fydd yn ymateb i ofynion wrth iddynt newid, a hwnnw wedi'i gysoni'n llwyr â chyflawni amcanion a blaenoriaethau sefydliadol.  
     

    Mae'r cynnyrch:

    Yn nodi'r arferion gorau wrth gynllunio a darparu gwasanaethau'r gweithlu a Datblygu Sefydliadol.  Bydd y rhain yn cael eu cynnwys yn y model busnes gorau y gall pob tHB ac Ymddiriedolaeth eu hystyried.